Ordnung im Keller mit Ninox

30.01.2018   ·   Software , Produktivität , iOS

"Das können wir nochmal gebrauchen. Packen wir's in den Keller!"

So schnell etwas dort landet, so unmöglich ist manchmal das Wiederfinden. Die letzte "Kellerinventur" habe ich nun genutzt etwas Ordnung in das Chaos zu bringen. Wie das geht? Schaut mal:

1. Ausmisten

Hier sind eBay-Kleinanzeigen und der Wertstoffhof Dein Freund. Alles was lange nicht gebraucht wurde und somit wahrscheinlich auch zukünftig keine Funktion hat, macht keinen Umzug mehr mit und wird verkauft, verschenkt oder schlicht entsorgt.
Tipp: Alle eBay-Interessenten in das gleiche Zeitfenster bestellen - die Hälfte kommt eh nicht.

2. Kisten

Statt einzeln im Regal verstaut oder in einem gammeligen Karton verpackt ist bei uns jetzt nahezu alles in transparenten Kisten gelandet. Hierfür habe ich über 30 "Samla"-Boxen in verschiedenen Größen genommen, denn sie geben schnell den Blick ins innere frei und sind stabil und stapelbar. Selbst kaum genutzte Inlineskates nehmen auf diese Weise weniger Platz ein, da sie ganz unten im Kistenturm verstaut sind.

Viele Kisten sind "Themenkisten", enthalten also beispielsweise die ganze Weihnachtsdeko, Kinderspiele, oder Winterkleidung. Es gibt aber auch reichlich viele "Chaoskisten": Kisten in denen das landet, für was sie gerade noch Platz aufweist - unabhängig vom übrigen Inhalt und so ähnlich wie im Regalsystem von Amazon. Damit man trotzdem alles wiederfindet, kommt der dritte (und spaßigste) Schritt:

3. Inventarisieren

Heutzutage nimmt man hierfür natürlich keine Zettel und Stifte, sondern QR-Codes und Apps. Nachdem ich mir den Markt an Apps und Diensten angeschaut habe und "Quick Peek" und "In the Box" mir viel zu unflexibel waren oder gar auf Abomodellen beruhen, bin ich bei Ninox gelandet.
Ninox ist eine recht umfangreiche und superflexible Datenbanksoftware, mit der man sehr einfach Anwendungen für den eigenen Einsatzzweck zusammenbauen und nutzen kann. Die App für Mac und iOS kommt bereits mit praktischen Vorlagen für etwa die Kundenverwaltung oder Warenwirtschaft, lässt jedoch zahlreiche andere Sachen zu.

Grundsätzlich muss man nur Tabellen erstellen und kann diese dann mit selbstgebauten Eingabemasken bearbeiten. Dabei sind auch Automatisierungen möglich. In der Datenbank können zudem Dateien, also Bilder oder Dokumente, abgelegt und an einen Tabellensatz angehängt werden.
Tipp: Die kleinsten Dateigrößen für Bilder sind hier ausreichend und lassen die Datenbank nicht zu groß werden.

Meine Datenbank "Zeugfinder" besteht aus den Tabellen "Kisten" und "Sachen" und sieht so aus:

Mit der App im iPhone kann ich nun schnell jedes Teil im Keller abfotografieren, verschlagworten und einer Kiste zuordnen. Das dauert in der Regel zehn Sekunden. Auf der Couch kann ich anschließend beispielsweise nach "AAA" suchen und sehe, wie viele Batterien dieses Typs ich in welcher Kiste habe. Ein Bild hinterlege ich eigentlich immer, denn es sagt mehr als jede Beschreibung. Manchmal fotografiere ich auch Vorder- und Rückseite und lege letzteres als Anhang ab, etwa wenn dort beschreibender Text abgedruckt ist.

Durch die beiden ja/nein-Felder kann ich markieren, in welchen Kisten noch etwas Platz für Neuzugänge ist oder ob eine Sache kurzfristig aus der Kiste entnommen wurde. Wenn ich also die Mehrfachsteckdose nur über die Feiertage benötige, lösche ich nicht den ganzen Datensatz aus der Tabelle (und muss ihn später wieder anlegen), sondern markiere den Eintrag entsprechend. Durch einen hierfür angelegten View in Ninox werden mir alle Gegenstände aufgelistet, bei denen diese Markierung gesetzt ist und ich sehe, wohin ich sie zurücklegen muss.

Auf dem iPhone lässt sich alles suchen. Ich habe viele Cinch-Kabel.

Meine Kisten habe ich dabei schlicht und wahllos durchnummeriert. Diese Nummer habe ich, zusammen mit einem QR-Code, auf Sticker gedruckt und davon jeweils vier an der Kiste angebracht. Somit ist es egal, welche Seite der Kiste nach vorne zeigt. Da in den Eingabefeldern von Ninox auch immer der Wert eines QR-Code-Scans landen kann indem die Handykamera genutzt wird, muss ich noch nicht mal die Nummer einer Kiste eintippen, sondern brauche nur das Label fotografieren um den Inhalt aufgelistet zu bekommen.

Falls Du auch Sticker ausdrucken möchtest, kannst Du gerne meine Datei nutzen. Sie passen prima auf A4-Bögen mit 14 Adress-Aufklebern. Ich habe J8163 von Zweckform verwendet.
PDF anzeigen

Hier liegt das Template meiner "Zeugfinder"-Datenbank, welches sich in Ninox importieren lässt.
Template laden

Verrückt!

Ja, das ist alles etwas eskaliert, hat aber Spaß gemacht! Der initiale Aufwand hielt sich wirklich in Grenzen und das System hat sich jetzt schon ein paar Monate bewährt. Wie sieht Euer Ordnungssystem aus?


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Kommentare

Sebastian 03.04.2018

Ich hab mal wieder mein RSS Feed durchsucht und bin auf den Artikel gestoßen.
Ich bin positiv überrascht. Das ist ja mal ne geile Idee. Wir nutzen immer Umzugskartons oder alles was so da ist. Aber jetzt zu Ostern auch das Problem: Wo liegen die Sachen?
Sag doch das du IKEA Boxen meinst ;) Dachte ne Specialbox ;)
Das Tool sieht auch klasse aus. Mac haben wir, iPad und iPhone auch. Aber ich nutze nen Android das aber wohl nicht unterstützt wird. blöd. Vor allem für Mac und ipad extra zahlen ist mir dann zu teuer.
Kennst du noch andere Dienste?
VG
Sebastian

Hendrik 03.04.2018

Hey Sebastian,
danke für Dein Feedback. Eigentlich sind die Ordnung der Sachen in Kisten und die Erfassung in einer Datenbank ja zwei paar Schuhe. Ninox ist eine “Allzweck-Datenbank”, die man hierfür halt sehr gut nutzen kann. Man kann das aber natürlich auch beispielsweise mit Access oder einer Android-Variante (da kenne ich mich gar nicht aus) machen. Ggf. ist ja auch die plattformunabhängige Web-Variante von Ninox einen Blick wert. Mit der App für iOS lässt sich aber sehr komfortabel arbeiten.

Es gibt auch proprietäre Lösungen, wie Quick Peek (einfach googeln), die das oben beschriebene Grundprinzip umsetzen. Hier ist man aber an den Anbieter gebunden und kann nicht so flexibel mal das ein oder andere Datenbankfeld selber hinzufügen. Ich glaube, hier gibts aber auch keine Android-Variante. Und so ein Abo-Modell mag ich auch nicht.

Viel Spaß
Hendrik

Sebastian 03.04.2018

Da hast du recht. Eigentlich kann man die Boxen auch 1-10 durchnummerieren (man muss ja kein QR nutzen). Und theoretisch ne Excel nehmen. Ist zwar sehr frimmelig, aber macht das gleiche.
Ich glaub dann bastel ich mir einfach selbst ne Webseite, die ne DB hat wo man alles genauso machen kann. Ist ja kein hexenwert, nur etwas zeitintensiv.
Ja leider war die Lösung mit Quick Peek auch nur auf iOS.

Ich schau mal was ich da die Tage bastel :)

Hendrik 03.04.2018

Sag mir gerne Bescheid, wenn Du etwas fertig hast!

Alexander 18.04.2018

Hallo Hendrik,
das ist echt clever! Werde das mal ausprobieren :)
Habe noch ein paar Boxen und so Werkzeugkoffer die nur darauf warten nummeriert und sortiert zu werden.
LG,
Alexander

Matthias Homann 19.08.2018

Gibt es eine Möglichkeit, das Template der Datenbank zu bekommen? Über eine positive Antwort würde ich mich freuen! Mit freundlichen Grüßen aus Gescher…. M. Homann

Hendrik 20.08.2018

Hallo Matthias,
kein Problem. Die leere Datenbank habe ich dem Artikel angehängt.

Matthias Homann 20.08.2018

Hallo Hendrik,
Herzlichen Dank für deine schnelle Antwort, wer lesen kann, ist klar im Vorteil ;-))! Ich habe bei mir eine ähnliche Datei angelegt, es wäre jedoch schön, wenn man aus einem Datensatz einen QR-Code generieren könnte! Ist dir hier eine Möglichkeit bekannt? Über eine Rückmeldung würde ich mich freuen!

Hendrik 20.08.2018

Hallo Matthias,
statt Text einzugeben, kann bei den Apps ja auch etwas eingelesen werden. Hier funktioniert das mit dem QR-Code prima.
Anders herum, also dass die Inhalte in einen QR-Code geschrieben und dieser ausgedruckt wird, geht es meines Wissens mit Ninox nicht. Da braucht es andere Apps.
Möchtest Du alles inventarisieren und dann Sticker für jeden “Artikel” drucken? :)

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