Ordnung im Keller mit Ninox

30.01.2018   ·   Software , Produktivität , iOS

"Das können wir nochmal gebrauchen. Packen wir's in den Keller!"

So schnell etwas dort landet, so unmöglich ist manchmal das Wiederfinden. Die letzte "Kellerinventur" habe ich nun genutzt etwas Ordnung in das Chaos zu bringen. Wie das geht? Schaut mal:

1. Ausmisten

Hier sind eBay-Kleinanzeigen und der Wertstoffhof Dein Freund. Alles was lange nicht gebraucht wurde und somit wahrscheinlich auch zukünftig keine Funktion hat, macht keinen Umzug mehr mit und wird verkauft, verschenkt oder schlicht entsorgt.
Tipp: Alle eBay-Interessenten in das gleiche Zeitfenster bestellen - die Hälfte kommt eh nicht.

2. Kisten

Statt einzeln im Regal verstaut oder in einem gammeligen Karton verpackt ist bei uns jetzt nahezu alles in transparenten Kisten gelandet. Hierfür habe ich über 30 "Samla"-Boxen in verschiedenen Größen genommen, denn sie geben schnell den Blick ins innere frei und sind stabil und stapelbar. Selbst kaum genutzte Inlineskates nehmen auf diese Weise weniger Platz ein, da sie ganz unten im Kistenturm verstaut sind.

Viele Kisten sind "Themenkisten", enthalten also beispielsweise die ganze Weihnachtsdeko, Kinderspiele, oder Winterkleidung. Es gibt aber auch reichlich viele "Chaoskisten": Kisten in denen das landet, für was sie gerade noch Platz aufweist - unabhängig vom übrigen Inhalt und so ähnlich wie im Regalsystem von Amazon. Damit man trotzdem alles wiederfindet, kommt der dritte (und spaßigste) Schritt:

3. Inventarisieren

Heutzutage nimmt man hierfür natürlich keine Zettel und Stifte, sondern QR-Codes und Apps. Nachdem ich mir den Markt an Apps und Diensten angeschaut habe und "Quick Peek" und "In the Box" mir viel zu unflexibel waren oder gar auf Abomodellen beruhen, bin ich bei Ninox gelandet.
Ninox ist eine recht umfangreiche und superflexible Datenbanksoftware, mit der man sehr einfach Anwendungen für den eigenen Einsatzzweck zusammenbauen und nutzen kann. Die App für Mac und iOS kommt bereits mit praktischen Vorlagen für etwa die Kundenverwaltung oder Warenwirtschaft, lässt jedoch zahlreiche andere Sachen zu.

Grundsätzlich muss man nur Tabellen erstellen und kann diese dann mit selbstgebauten Eingabemasken bearbeiten. Dabei sind auch Automatisierungen möglich. In der Datenbank können zudem Dateien, also Bilder oder Dokumente, abgelegt und an einen Tabellensatz angehängt werden.
Tipp: Die kleinsten Dateigrößen für Bilder sind hier ausreichend und lassen die Datenbank nicht zu groß werden.

Meine Datenbank "Zeugfinder" besteht aus den Tabellen "Kisten" und "Sachen" und sieht so aus:

Mit der App im iPhone kann ich nun schnell jedes Teil im Keller abfotografieren, verschlagworten und einer Kiste zuordnen. Das dauert in der Regel zehn Sekunden. Auf der Couch kann ich anschließend beispielsweise nach "AAA" suchen und sehe, wie viele Batterien dieses Typs ich in welcher Kiste habe. Ein Bild hinterlege ich eigentlich immer, denn es sagt mehr als jede Beschreibung. Manchmal fotografiere ich auch Vorder- und Rückseite und lege letzteres als Anhang ab, etwa wenn dort beschreibender Text abgedruckt ist.

Durch die beiden ja/nein-Felder kann ich markieren, in welchen Kisten noch etwas Platz für Neuzugänge ist oder ob eine Sache kurzfristig aus der Kiste entnommen wurde. Wenn ich also die Mehrfachsteckdose nur über die Feiertage benötige, lösche ich nicht den ganzen Datensatz aus der Tabelle (und muss ihn später wieder anlegen), sondern markiere den Eintrag entsprechend. Durch einen hierfür angelegten View in Ninox werden mir alle Gegenstände aufgelistet, bei denen diese Markierung gesetzt ist und ich sehe, wohin ich sie zurücklegen muss.

Auf dem iPhone lässt sich alles suchen. Ich habe viele Cinch-Kabel.

Meine Kisten habe ich dabei schlicht und wahllos durchnummeriert. Diese Nummer habe ich, zusammen mit einem QR-Code, auf Sticker gedruckt und davon jeweils vier an der Kiste angebracht. Somit ist es egal, welche Seite der Kiste nach vorne zeigt. Da in den Eingabefeldern von Ninox auch immer der Wert eines QR-Code-Scans landen kann indem die Handykamera genutzt wird, muss ich noch nicht mal die Nummer einer Kiste eintippen, sondern brauche nur das Label fotografieren um den Inhalt aufgelistet zu bekommen.

Falls Du auch Sticker ausdrucken möchtest, kannst Du gerne meine Datei nutzen. Sie passen prima auf A4-Bögen mit 14 Adress-Aufklebern. Ich habe J8163 von Zweckform verwendet.
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Verrückt!

Ja, das ist alles etwas eskaliert, hat aber Spaß gemacht! Der initiale Aufwand hielt sich wirklich in Grenzen und das System hat sich jetzt schon ein paar Monate bewährt. Wie sieht Euer Ordnungssystem aus?


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